- Komerční sdělení -spot_img

I když v dnešní době většina z nás dává přednost rychlé komunikaci pomocí nejrůznějších aplikací na mobilním telefonu, umění napsat dobře formální dopis není k zahození. Může se nám hodit při komunikaci s úřady i obchodními partnery. A dobře napsaný obchodní dopis nám dokonce dává možnost získat ty nejlepší kontakty a nabídky a odlišit nás od konkurence.

K čemu slouží formální nebo obchodní dopis?

Formální dopis píšeme zpravidla lidem, se kterými máme formální vztah. Tedy takový, který vyžaduje jistý odstup. Adresáta formálního dopisu většinou neznáme osobně, někdy dokonce netušíme ani jeho jméno. Může jím být např. známý filantrop, kterého žádáme o příspěvek pro naši dobročinnou akci, nebo úředník, po kterém chceme schválit zábor veřejného prostranství kvůli otevření zahrádky naší restaurace.

Mezi formální dopisy patří kromě úřední korespondence také motivační dopis, kterým se ucházíme o zaměstnání, nebo obchodní dopis. Pomocí něj se většinou snažíme navázat obchodní vztahy s nějakou firmou nebo se snažíme prodat náš výrobek nebo službu.

Samozřejmě zná formální dopis angličtina i další cizí jazyky. Pro psaní v jednotlivých jazycích je vhodné vyhledat si vzory, podle kterých dopis napíšete. V každé kultuře totiž může být jiná také forma úředního nebo obchodního dopisu a například pro formální dopis angličtina má pravidla poměrně přísná. Pokud tedy potřebujete vytvořit například obchodní dopis ve více jazykových mutacích, je dobré dbát i na formální stránku věci.

Lze proměnit formální dopis na nezapomenutelný zážitek?

Ať už se jedná o obchodní dopis nebo formální dopis na úřad, měl by tento dokument obsahovat adresu příjemce i odesílatele, datum a místo vytvoření a také předmět, kterého se budou následující řádky týkat. Dříve se často předmět uváděl slovem “Věc”, ale dnes už je to považováno za přežitek a stačí napsat faktický titulek tučně.

Mezi další nezbytnosti patří spisovný jazyk bez pravopisných chyb nebo vulgarit. Věty by měly být stručné, jasné a bez nadbytku cizích slov nebo zkratek, kterým by adresát nemusel rozumět. Celkově by formální dopis neměl přesáhnout jednu normostranu (tedy asi 250 slov) a měl by mluvit k věci a předestřít relevantní argumenty.

Pokud ale chcete svůj formální nebo obchodní dopis proměnit v zážitek pro čtenáře, díky kterému si vaše sdělení opravdu zapamatuje, měli byste přidat ještě něco navíc. V první řadě je vhodné vědět, komu píšete. Pokud je to možné, zjistěte si nějaké informace o člověku, který bude váš dopis číst. Díky tomu si adresáta lépe představíte a můžete tak obsah dopisu přizpůsobit. Také je vhodné adresáta oslovit jménem a případně titulem, namísto obecného “vážený pane”. Je-li například příjemcem dopisu nějaký filantrop, můžete se také krátce zmínit o problematice, která je mu blízká.

V případě, že je vaše sdělení delší, je dobré jednotlivé argumenty vypíchnout v bodech. Ale opět – stručnost je klíčová, pro delší argumentaci nebo konkrétní obchodní nabídku je vhodnější využít přílohu. A jestli opravdu chcete, aby příjemce vyhověl vašim požadavkům, můžete mu také nabídnout něco “na oplátku” – díky tomu bude mít pocit, že dělá něco pro sebe, ne pro vás. A samozřejmě pro formální email vzor, který jsme popsali výše, platí také.

Pro formální email vzor využijete také

Jak už jsme psali v úvodu, dnešní doba fandí spíš rychlejší komunikaci. Velmi oblíbeným komunikačním kanálem se tak stal i pro obchodní dopis nebo jinou úřední komunikaci email. Dobrou zprávou je, že pro formální email vzor klasického papírového formálního dopisu využijete také.

Pár odlišností se samozřejmě najde. Například nemusíte uvádět adresu příjemce a místo adresy odesílatele dobře poslouží správně vyplněný a úderný podpis na konci emailu. Ten by měl kromě jména obsahovat také firmu, vaši funkci a další kontaktní údaje, např. telefonní číslo nebo odkaz na vaše webové stránky.

Pro email také platí, že by neměl být zbytečné dlouhý. Pokud chceme adresátovi předat například harmonogram, v jakém bude probíhat konference, nebo zasíláme rozsáhlejší cenovou nabídku, je lepší tyto dokumenty přidat do přílohy.

I když se zpočátku může zdát formální dopis nepříjemnou povinností, není jeho zdolání zase tak těžké. A když si představíte, že dobře napsaný formální nebo obchodní dopis přinese prospěch hlavně vám, půjde vám práce hned rychleji od ruky.

- A word from our sposor -

spot_img

Dobře napsaný formální dopis může otevřít i zdánlivě nedostupné dveře